Klauzula informacyjna dla Sygnalisty lub Osoby Pomagającej w Dokonaniu Zgłoszenia (art. 13 RODO)

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej jako „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach i sposobach ich przetwarzania są Zakłady Chemiczne „UNIA” Spółdzielnia Pracy z siedzibą w Poznaniu (61–005), ul. Główna 14, wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000115949, NIP 7770001803, (dalej jako „Administrator”, „My” lub „ADO”), z którym kontakt jest możliwy pod adresem korespondencyjnym: Zakłady Chemiczne „UNIA” Spółdzielnia Pracy, 61-005 Poznań, bądź za pomocą adresu e-mail: iod@unia.pl.
2. Osobą kontaktową we wszelkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych i przysługujących Tobie praw jest Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych możesz skontaktować się, wysyłając e-mail na adres: iod@unia.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej pod wskazanym powyżej adresem korespondencyjnym ADO z dopiskiem „Do Inspektora Ochrony Danych”.
3. Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać w zakresie wynikającym z treści Zgłoszenia w sprawie nieprawidłowości, w celach wynikających z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 ze zm.; dalej jako UOS), związanych z realizacją obowiązków ADO, o których mowa w tej ustawie, tj. na podstawie art. 23 ust. 1-3 UOS oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.
4. Upoważniając nas do kontaktu na wskazany przez Ciebie adres poczty elektronicznej albo numer telefonu udzielasz nam zgody na taki kontakt oraz przetwarzanie Twoich danych osobowych w zakresie niezbędnym dla realizacji takiego kontaktu (adres e-mail, numer telefonu). W takiej sytuacji, podstawę prawną, która pozwala lub zobowiązuje nas do przetwarzania danych osobowych stanowi:
a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – tj. przepis prawa – kiedy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, które wynikają m.in. z przepisów UOS;
b) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy jako ADO realizujemy nasz prawnie uzasadniony interes, w tym w szczególności gdy:
– umieszczamy Twoje dane w rejestrze Zgłoszeń nieprawidłowości oraz przekazujemy je Pełnomocnikowi ds. Zgodności celem umożliwienia komunikacji dotyczącej Zgłoszenia;
– zachowujemy dane w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania określonych faktów w toku Postępowania dotyczącego Zgłoszenia albo realizacji Działań następczych;
– przetwarzamy Twoje dane w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
c) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – tj. udzielona przez Ciebie zgoda (przetwarzanie w celu określonym w takiej zgodzie, o ile zdecydujesz się jej udzielić w związku z wybranym sposobem komunikacji).
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla realizacji celów związanych z przyjęciem i obsługą Zgłoszenia wewnętrznego dotyczącego nieprawidłowości, o którym mowa w przepisach UOS. Oznacza to, że niepodanie przez Ciebie danych, będzie wykluczało możliwość przyjęcia i rozpoznania Zgłoszenia. Z kolei w zakresie danych osobowych, co do których poprosimy Cię o zgodę – ich podanie jest w pełni dobrowolne i uzależnione od Twojego uznania. Nieudzielenie zgody lub cofnięcie wcześniej udzielonej zgody nie będzie wiązało się z jakimikolwiek negatywnymi konsekwencjami w zakresie Twojego Zgłoszenia, aczkolwiek może mieć wpływ na możliwość kontaktu z Tobą w związku z dokonanym Zgłoszeniem.
6. Odbiorcami Twoich danych osobowych, czyli podmiotami, którym możemy udostępnić Twoje dane są:
a) podmioty współpracujące z nami lub wspierające ADO w prowadzeniu spraw dotyczących Zgłoszeń Sygnalistów (tzw. procesorzy, którzy mogą przetwarzać Twoje dane osobowe w celach wyznaczonych przez nas);
b) inni administratorzy, jeśli mają oni podstawę prawną do przetwarzania ww. danych osobowych.
Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być zatem podmioty, które zapewniają nam usługi księgowo-rachunkowe czy kadrowo-płacowe, dostarczają oprogramowanie niezbędne do przetwarzania danych oraz systemy chmurowe, w których przechowywane są dane, zapewniają usługi informatyczne, telekomunikacyjne, konsultingowe, szkoleniowe, audytorskie, prawne, hotelowe, transportowe, pocztowe, kurierskie, usługi ochrony czy usługi z zakresu bhp, a także nasi pośrednicy i kontrahenci, jeśli będzie to uzasadnione treścią Zgłoszenia lub warunkami Postepowania wyjaśniającego wywołanego dokonanym Zgłoszeniem.
7. Możemy przekazywać Twoje dane osobowe poza granice Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z zastrzeżeniem obowiązku zapewnienia realizacji wymagań prawa.
8. Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9. Jeśli w toku Postępowania wywołanego Zgłoszeniem będą dokonywane nagrania audio-wideo albo audio, będą one przechowywane przez ADO przez okres nie dłuży niż wskazany w pkt. 8 powyżej; przy czym w przypadku, w którym nagrania obrazu lub dźwięku stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, terminy, o których mowa powyżej ulegają przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub przedawnienia roszczeń lub okresów odpowiedzialności dotyczących konkretnego naruszenia. Po upływie ww. okresów, nagrania obrazu i dźwięku zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
10. Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym również w formie profilowania).
11. W zakresie Twoich danych osobowych przysługuje Ci prawo dostępu do nich, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie (przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania danych dokonanego przed takim cofnięciem). Wszystkie wskazane prawa możesz wykonać kontaktując się z nami w tej sprawie pisemne (na adres wskazany w pkt 1 z dopiskiem „Dane osobowe”) lub mailowo pod adresem: iod@unia.pl.
12. Jeśli uważasz, że nieprawidłowo przetwarzamy Twoje dane osobowe przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00 – 193 Warszawa).